Werkt u al met automatische ritregistratie? U gaat namelijk met het registreren van automatische ritten nooit meer over het limiet heen van het aantal toegestane privékilometers. Met ritregistratie heeft u op ieder moment van de dag een totaaloverzicht gereed van het aantal gereden kilometers. Daarnaast voorkomt u onnodige bijtelling/boete door de Belastingdienst, terwijl u voldoet aan alle wet- en regelgevingen. Benieuwd hoe dit in de praktijk werkt? U leest er alles over in dit artikel.
Wat is ritregistratie?
Een auto van de zaak lijkt in eerste instantie een zaak van instappen en wegrijden. Toch komt er wat meer bij kijken. Het is namelijk niet de bedoeling dat u naast de zakelijke kilometers vele kilometers privé gaat rijden. U vraagt zich misschien af waarom. De reden is dat de Belastingdienst een auto van de zaak (en de bijbehorende kilometers) zien als loon in natura. Over iedere vorm van loon moet belasting betaald worden. Dus ook over de zakelijke én privé gereden kilometers.
Om belasting te kunnen betalen over de gereden kilometers is het van belang om uw ritten te registreren. Let op dat de Belastingdienst onaangekondigd langs kan komen en zomaar de ritgegevens op kan vragen. Voorkom boetes met een ritregistratie die altijd op orde is en binnen een paar minuten aan de Belastingdienst getoond kan worden.
Ritregistratie eisen
Vraagt de Belastingdienst om inzage in de rittenregistratie en u kunt dit geen op orde ritten tonen? Dan komt niet alleen uw werknemer maar ook u als werkgever in de problemen. Het is wettelijk vastgelegd dat iemand niet meer dan vijfhonderd kilometer per jaar privé mag rijden met een zakelijke auto. Komt een werknemer hierbij in de buurt? Wees alert en geef dit tijdig aan bij de Belastingdienst. Het registreren van de ritten zorgt dat u op de hoogte bent of werknemers over het maximale aantal jaarlijkse privé kilometers zitten. De rit registratiegegevens moeten daarnaast voor de duur van zeven jaar bewaard blijven.
Wanneer de Belastingdienst vraagt om de rit registratiegegevens dan moet u de volgende gegevens kunnen tonen:
- Merk en autotype
- Kenteken van de auto
- Periode waarin u of uw werknemer in de auto heeft gereden
- Ritgegevens:
- Datum van de rit
- Adres van vertrek en bestemming
- Begin- en eindstand op de kilometerteller
- Gereden route
- Privékilometers (indien u naast zakelijke kilometers op de route ook privékilometers heeft gereden)
- Het aantal kilometers dat u heeft omgereden
Hoe voorkomt u bijtelling met ritregistratie
We weten nu dat het belangrijk is om alle gereden ritten te registreren om deze aan de Belastingdienst te tonen wanneer ze erom vragen. Hierbij is het van belang om niet boven de 500 privé kilometers uit te komen. U betaalt pas fiscale bijtelling als u boven deze 500 privé kilometers in een jaar komt. Zit u of uw werknemer hieronder? Dan hoeft u geen bijtelling te betalen wanneer u aan kunt tonen wat het aantal gereden zakelijke- en privékilometers is.
Veel bedrijven kiezen voor een automatische ritregistratie. Dit voorkomt dat de bestuurder van de auto vergeet de rit te registreren. Het handmatig registreren van de ritten is fout- en fraudegevoelig. Ritregistratie door middel van software is de meest efficiënte en betrouwbare manier. Iedere actie en beweging van de auto wordt geregistreerd in realtime. Vervolgens kunt u eenvoudig een rapportage uitdraaien die aan alle eisen van de Belastingdienst voldoet. Daarnaast voorkomt het boetes en eventuele naheffingen.
